- Si, no hay problema, te la envío en un rato.
¿Suena familiar este diálogo?
En general, la vida obliga a las personas a realizar y ejecutar tareas permanentemente. Algunas tareas son el resultado de proyectos y sueños personales. Otras son, símplemente, el resultado de obligaciones y/o compromisos adquiridos. Y, por último, están las que deben realizarse para poder tener ingresos, ya sea como independiente o como asalariado.
En los dos primeros casos, es la persona, el individuo, el último eslabón, es decir, el único responsable de que se realice una tarea. En el último caso, casi siempre, hay dependencia con otras personas para la ejecución de las tareas, típicamente, como resultado de la estructura jerárquica de las empresas.
La complejidad principal para la ejecución de este tipo de tareas, está dada por la necesidad de coordinar los esfuerzos de otros, comprometerlos y, más importante aún, entender sus motivaciones porque, inevitablemente, las motivaciones de las personas siempre van a ser distintas. Por esta razón, es necesario ser lo más objetivo posible en la definición y asignación de las tareas de manera de aislar los temas subjetivos del resultado que se debe lograr y, de la misma manera, evitar los objetivos ambiguos y/o demasiado amplios que impactarán fuertemente en la calidad del resultado.
Para lograr definir objetivos y/o tareas que cumplan con las características anteriores, hay una serie de reglas básicas que se pueden seguir. El acrónimo que identifica estas reglas es S.M.A.R.T (inteligente en inglés) y se usa como recurso mnemotécnico para recordarlas. Cada letra corresponde a una característica como se describe a continuación:
(S)pecific - e(S)pecífico
Ser lo más detallado posible en el objetivo. Establecer el qué, cómo, cuándo y dónde según corresponda.
(M)easurable - (M)edible
Establecer claramente los puntos de referencia para medir el progreso, fin y/o beneficios esperados. Esta es una característica importante porque es la que permite eliminar la subjetividad en la evaluación del resultado.
(A)chievable - (A)lcanzable
Que sea posible lograr el objetivo. Que sea realista. Típicamente vinculada al esfuerzo, es una característica compleja porque, al ser muy agresivo, puede ser contraproducente y producir desmotivación en él(los) responsables.
(R)esult-Oriented - (R)ealizable/orientado a (R)esultados
Enfocarse en lo que se desea lograr y no en lo que NO se desea lograr. Se asocia con declaraciones enfocadas en "positivo". Por ejemplo, en vez de decir "Queremos lograr que las reuniones no sean tan largas", se debe describir el resultado deseado "Queremos lograr reuniones operativas".
(T)ime-limited - Limitado en el (T)iempo
Establecer una meta, un momento de realización concreto. Por ejemplo, "Algún día voy a tomar contacto con los clientes premium" no es un buen ejemplo, sin embargo, "En tres meses quiero tomar contacto con el 10% de mi lista de clientes premium", establece mejor el objetivo.
Pero, considerando las características anteriores...
¿De quién es la responsabilidad de que una tarea sea definida/asignada cumpliendo estas características?
¿Del supervisor o jefe? ¿Del par? ¿De uno de los miembros del equipo?
La discusión podría ser eterna y, probablemente, todos los esfuerzos apunten a indicar que es responsabilidad del que asigna/define la tarea lograr cumplir con lo anterior y, en cierta medida, es correcto: nadie sabrá mejor que él lo que se desea lograr. Esto es, claramente, resultado de una visión jerárquica y de una estructura poco colaborativa de trabajo: Yo digo. Tú haces.
¿Y qué pasa cuándo la tarea se asigna sin cumplir mínimamente las características anteriores?
El diálogo típico es como sigue:
Diálogo 1 --
- Me gustaría que prepares una presentación del estado de avance del proyecto para la reunión del jueves.
- Si, no hay problema, yo la preparo.
En el caso del Solicitante, claramente la asignación está mal realizada. La solución es simple: seguir las reglas S.M.A.R.T. El marco de referencia (las reglas) ya están disponibles.
Pero, en el caso del Receptor/Ejecutor, la respuesta no significa nada, ni ayuda en nada.Veamos el siguiente diálogo.
Diálogo 2 --
- Te pido un favor... ¿Me puedes prestar cien pesos para comprarme un chicle?
- Si obvio, no hay problema, yo te presto.
En los dos casos, la respuesta es la misma. Lo único que refleja es voluntad y disposición, casi como un favor, sin embargo, desde el punto de vista de la tarea y de la asignación, no ayuda en establecer el criterio de éxito, fundamental para el Receptor, ya que es lo único que le permitirá saber si hizo o no un buen trabajo
Diálogo 3 --
- Quiero pedirte que pintes por favor la pared del pasillo mañana.
- Si, no hay problema, yo la pinto.
Misma respuesta. Al margen de la mala asignación, ¿La respuesta permite al Receptor tener una idea precisa del resultado esperado? ¿Qué implica que evalúen bien o mal su trabajo?
Lamentablemente no lo permite.
Por esta razón, es necesario que los Solicitantes se preocupen de hacer las asignaciones tratando de seguir las reglas S.M.A.R.T. pero, casi tan importante como esto, es que el Receptor/Ejecutor se preocupe de, por lo menos, exigir y/o tener claro el objetivo y aquellos aspectos por los cuales será evaluado exitósamente el resultado de su trabajo.
Vale la pena recordar que... No siempre se puede elegir lo que hay que hacer, sin embargo, siempre se puede elegir cómo hacerlo.
