jueves, 20 de diciembre de 2012

Dependencia y Respaldo

En mi post anterior, respecto a Los Miedos Modernos, hice alusión a lo que siento deben ser los miedos de una parte importante de los niños y adolescentes en la actualidad. Personas conectadas a Internet permanentemente, usuarios ávidos de Facebook y Twitter, tecnologizados al 100%.

En línea con esto, el Domingo pasado salió publicada una nota en El Mercurio (bajo el título "Y si Facebook nos dejara huérfanos... ¿perderíamos parte de nuestra historia?"), respecto a las posibles consecuencias por la desaparición "hipotética" de Facebook. En particular, la nota analiza esta situación en la perspectiva de los niños y adolescentes de hoy y ávidos usuarios de la red social. La nota se puede ver en la siguiente imágen.


Hay varias afirmaciones interesantes del artículo que resumo a continuación:
  • "Si tengo el computador abierto, reviso Facebook cada 10 minutos. Es la primera página que abro en el día"
  • "Lo que más echaría de menos son todas mis fotos, porque probablemente se perderían"
  • "Y bueno, también sentiría que me faltaría algo que hacer en esos momentos en que no tienes nada que hacer, en ese instante de ocio"
De la nota, hay claramente dos elementos que llaman la atención: la Dependencia y el Respaldo.
  • Dependencia. Hay personas que sencillamente no pueden controlar la necesidad de conectarse y revisar Facebook, Twitter, etc., en regularmente. Claramente, si consideramos la afirmación de la nota, revisar Facebook cada 10 minutos significa, por lo menos, 12 minutos por hora dedicados a esto, es decir, 96 minutos al día o 1 hora y 36 minutos. Actualmente, ya se está comenzando a estudiar el Facebook Addiction Disorder (FAD) como una enfermedad aún más adictiva que el cigarro y el alcohol. Algunos de los síntomas que pueden ayudar a identificar la presencia de este desorden se pueden ver acá.
  • Respaldo. Probablemente, el elemento menos tangible del problema. Al igual que muchos de los sitios existentes en Internet (este blog por ejemplo), Facebook es lo que se denomina un servicio en la Nube (SaaS, Cloud Computing), es decir, "un sitio/aplicación que se puede usar a través de Internet sin la necesidad de tener una aplicación instalada en el computador y sin la necesidad de que la información manipulada sea guardada en el disco duro". Otros ejemplos similares son Gmail, Blogger, Twitter, Flickr, etc.

    En aquellos casos en que no hay un contrato formal entre las partes y/o un pago asociado, la responsabilidad de las empresas proveedoras del servicio es, casi siempre, cero. Esto implica, en términos simples, que el servicio será prestado pero que la empresa proveedora no tiene ninguna responsabilidad con la información cargada ni los niveles de servicio asociados. Considerando esto, efectivamente como afirma uno de los jóvenes de la nota, si Facebook desapareciera, se perdería todo. No hay ninguna obligación por parte de Facebook, al igual que los otros servicios, de entregar la información a sus usuarios.

    Por lo tanto, a pesar de que este tipo de servicios casi nunca fallan y siempre están disponibles, la responsabilidad de mantener un respaldo de la información cargada es, y siempre será, de los usuarios.
De los dos problemas, la Dependencia es el más complejo de resolver. El Respaldo, por el contrario, tiene una solución muy simple: Respaldar, Respaldar y Respaldar. Esto aplica tanto para personas como empresas con y sin servicios pagados. El olvido de esta tarea implica un riesgo muy alto ya que, lamentablemente, un perdón no permitirá reconstruir lo que se haya perdido. Se requiere entonces, una estrategia mixta, es decir, la combinación de los servicios externalizados con algún tipo de respaldo local como mínimo.

Un ejemplo concreto de una falla de este tipo ocurrió hace algunos meses con este sitio. Blogger sufrió una caída de servicio importante. Como consecuencia de esto, el sitio estuvo fuera de línea dos días y, al reestablecerse el servicio, muchos de los usuarios descubrieron con sorpresa que todo o parte de sus blogs habían desparecido (no fue mi caso por suerte). Aquellos que habían respaldado con cierta regularidad estaban salvados y los que no, se llevaron una desagradable sorpresa.

Los mecanismos de respaldo dependen de cada sitio pero, para los que usan Blogger, la secuencia para respaldar un blog es la siguiente:
  • Ingresar al Blog que se desea respaldar
  • Elegir la opción Configuración del menú de la izquierda
  • Elegir la opción Otros
  • En la parte superior elegir la opción Exportar Blog
  • Aparecerá un diálogo informando sobre el formato. Elegir la opción Descargar Blog
Por mientras, yo ya hice el respaldo del mío.

lunes, 17 de diciembre de 2012

Comunicarse Bien… o la magia del Reply-All

Supongamos por un momento que usted está en un salón con veinte personas más. Podría ser en una reunión de apoderados del colegio de sus hijos, de la gerencia en la que trabaja, de ex-alumnos, etc. Una persona del grupo interviene para hacer la reunión más amena. Se para al frente y propone el siguiente juego:
"Vamos a ordenarnos según el rango de sueldo de cada uno. Para ello, cada uno deberá gritar en voz alta su sueldo mientras yo confecciono la lista. Luego, ordenaré la lista de mayor a menor y nos formaremos".
Si usted estuviera en el grupo indicado ¿Aceptaría las reglas? ¿Estaría dispuesto a gritar su sueldo al frente de todos? Lo más probable es que no.

El ejemplo es una exageración. En primer lugar porque el sueldo es un tema sensible para todo el mundo, probablemente, nadie en su sano juicio estaría dispuesto seguir el juego con esas reglas sin algún tipo de análisis y/o censura previa. En segundo lugar, por una razón que no es tan evidente pero es fundamental: hay cosas que no es necesario que otras personas sepan. Da lo mismo porqué, sencillamente, no es necesario.

Veamos otro ejemplo. Situación similar, ahora el motivo es otro:
"Quisiera que nos separemos en cuatro grupos según el partido político al que pertenece cada uno. Partido A a mi derecha. Partido B a mi izquierda. Partido C atrás mío y Partido D al frente mío".
En un contexto como el indicado, probablemente, nadie estaría cómodo de develar su color político con tanta soltura… sabemos que la política puede generar grandes conflictos, discriminaciones, (pre) juicios, etc. Al igual que el caso anterior, hay cosas que no es necesario que otras personas sepan.

Consideremos ahora, los siguientes mails enviados al interior de una organización.

Ejemplo No. 1

mail.01
Ejemplo No. 2

mail.02
Los ejemplos son para ilustrar, sin embargo, el resultado inmediato de un e-mail como el anterior, es una seguidilla de respuestas con copia a todos (por medio de la opción Reply-All) entregando la información solicitada.

¿Es necesario que la respuesta sea enviada a todos?
¿Todos requieren saber el número de serie de los teléfonos de los otros?
¿Todos requieren saber si Usuario 1 va solo o acompañado?

Lo cierto es que no es necesario. En estos ejemplos, la información es sólo relevante para el que la solicita y no para el resto. El ejemplo más emblemático de la secuencia anterior es el siguiente.

Ejemplo No. 3
mail.03

Como resultado del mensaje anterior, llegarán varios mails con copia a todos dando las gracias. El problema no es el hecho de agradecer la labor de Juan Pérez sino que, nuevamente, no es necesario que todas las personas sepan que Usuario4 le dio las gracias o que Usuario 5 no hizo nada. Este ejemplo es aún más complejo porque, habitualmente, todos querrán dejar en claro que están al tanto del trabajo de Juan Pérez, tengan o no responsabilidad en ella y, por lo tanto, enviarán su respuesta a todos (usando la opción Reply-All).

El comportamiento esperado de las personas en ambientes tecnológicos y/o virtuales está guiado por un código de conducta que se denomina “Netiquette”.  Básicamente, es un conjunto de normas para el comportamiento general en Internet, que han sido adaptadas desde el mundo real. Hay códigos de conducta para casi todos los "canales” y espacios disponibles: e-mail, blogs, foros, listas de correos, etc., y, en particular, el uso correcto de la opción Reply-All está referida en el código de etiqueta para el e-mail.

Es importante comprender que los códigos de etiqueta son pautas, guías y recomendaciones que están orientadas a mejorar el uso y, obviamente, no hay ningún tipo de sanción formal en caso de no cumplirlas.

En la red hay muchas versiones de códigos de etiqueta para el e-mail pero las reglas generales son las siguientes (se pueden ver las explicaciones en E-mail Etiquette – 26 Rules to Follow):
  1. Revisar el correo antes de enviarlo.
  2. No utilizar “Reply-All” por defecto.
  3. Mantener el contenido conciso.
  4. Formatear correctamente las respuestas.
  5. Escribir un Asunto (Subject) perfecto.
  6. Limpiar los e-mails antes de reenviarlos.
  7. Si no hay certeza, enviar los e-mails como Texto Plano y no como HTML enriquecido.
  8. No reenviar mails engañosos (Hoaxes).
  9. Utilizar software antivirus, mantenerlo al día y escanear.
  10. Explicar porqué lo que se está reenviando puede interesarle al receptor.
  11. Permita que los emisores sepan que el e-mail ha sido recibido.
  12. Pregunte antes de enviar adjuntos gigantes.
  13. Hable de un asunto por e-mail únicamente.
  14. La puntuación importa. En los e-mails también.
  15. Use acrónimos esporádicamente.
  16. Reduzca las fotos a proporciones adecuadas para e-mail.
  17. Escribir todo en MAYUSCULAS es como gritar.
  18. Tenga cuidado con las ironías en los e-mails.
  19. *** ELIMINADO ****
  20. Evite mails embarazosos.
  21. Establezca la fecha y hora del sistema correctamente.
  22. Ante la duda, termine los e-mails con “Gracias”.
  23. Ubique bien su firma en el e-mail.
  24. No sabe “Cómo poner eso por escrito”, escriba “eso”.
  25. Comprima los archivos antes de enviarlos por e-mail.
  26. Evite los mensajes del tipo “Yo también”.
NOTA: De la lista original, el ítem 19 lo eliminé porque me parece que no aplica como un buen código de etiqueta. Tal vez resuelve el problema pero, claramente, la solución no apunta a reducir la huella de carbono.

Aplicar las pautas anteriores es simple y sólo depende de la práctica. Por lo pronto, la próxima vez que vaya a responder un e-mail utilizando la opción Reply-All, asegúrese de que la información realmente le interesa a todos.

jueves, 13 de diciembre de 2012

Los Miedos Modernos

En el año 1987, Los Prisioneros lanzaron la canción "Papapa" en el disco "La Cultura de la Basura".

La letra de las primera estrofa es la siguiente:
 Me encantan las
canciones de amor
y aquellas que piden
un mundo mejor
Vivo con el miedo
al dedo que alguna vez
apretará el botón 

En el año 1986, Miguel Mateos lanzó la cancion "Cuando seas Grande" en el disco "Vos y Yo Solos en América":
El coro de la canción dice:

Ne Ne Ne Ne Que Vas A Hacer
Cuando Seas Grande
Ne Ne Ne Ne Que Vas A Hacer
Cuando Seas Grande
Estrella De Rock And Roll
Presidente De La Nacion
Ne Ne Ne Ne Que Vas A Hacer
Cuando alguien Apriete el Botón

Las últimas frases de las estrofas anteriores hacen alusión a un Botón. ¿De qué Botón hablan estas canciones? ¿A qué Botón se refieren?

Para entender esto es necesario comprender la situación geo-política de la década de los 80´s y las consecuencias de la Guerra Fría. Se denomina Guerra Fría al periodo que va desde el fin de la Segunda Guerra Mundial (1945) hasta la Caída del Muro de Berlín (1989) y posterior desaparición de la Unión Soviética (URSS, CCCP) (1991). Durante este periodo se enfrentaron los bloques Occidental-Capitalista y Oriental-Comunista liderados, respectivamente, por Estados Unidos y la Unión Soviética en diversos ámbitos como el ideológico, económico, tecnológico, militar y deportivo y, durante el cual, ninguno de los bloques tomó acciones directas contra el otro, razón por la que se le denomina Guerra Fría.

En la década de los 80´s, Ronald Reagan fue presidente de los Estados Unidos (1981 a 1989), mientras en la Unión Soviética, Mijail Gorbachov terminó la década como Secretario General del Partido Comunista (1985 a 1991) después de Konstantin Chernenko, Yuri Andrópov y Leonid Brézhnev. La visión agresiva e imperialista de Reagan hizo que la tensión escalara permanentemente, generando proyectos emblemáticos como el proyecto Guerra de las Galaxias, destinado a proteger a los Estados Unidos de un ataque nuclear desde la Unión Soviética y heredero de otros proyectos como el MAD (Mutual Assured Destruction) que, como el nombre sugiere, es una estrategia que propone un equilibrio tal que ninguna de las partes tiene incentivos suficientes para iniciar una guerra ni para desarmarse (considerando que la destrucción masiva no es un resultado aceptable). En términos simples, una filosofía del tipo "si me hundo, nos hundimos juntos".

Como resultado de estos proyectos, el arsenal de misiles nucleares instalados en el mundo habría alcanzado su máximo nivel en el año 1985. Según las estadísticas, la Unión Soviética poseía 45.000 misiles nucleares y Estados Unidos 25.000. Como referencia, si consideramos el nivel de destrucción alcanzado por las DOS bombas nucleares lanzadas en Hiroshima y Nagasaki al final de la Segunda Guerra Mundial (220.000 personas muertas aproximadamente), claramente un ataque entre las potencias implicaba un nivel de destrucción nunca antes visto y, como se hablaba en ese momento, el fin del mundo como resultado de la Tercera Guerra Mundial.

Este nivel de tensión permeó al planeta y mantuvo la atención en el frágil equilibrio entre las Superpotencias. Cualquier evento podría haber gatillado la guerra y, por lo tanto, la sicosis respecto a la posibilidad de que se gatillara un ataque nuclear que destruyera a la humanidad era permanente. Este frágil equilibrio se simbolizó en el llamado Botón Rojo. Un Botón disponible única y exclusivamente para los líderes de cada una de las Superpotencias el cual, al ser presionado, iniciaría el ataque hacia la otra Superpotencia sin la posibilidad de volver atrás. La película Juegos de Guerra de 1983, refleja muy bien esta situación.

En esa época yo tenía 12 años y vivía en Ciudad de México. El tema de la Tercera Guerra Mundial era un tema recurrente y, más aún, el famoso Botón. En lo personal, siempre me abrumó la idea de que una persona (alguno de los líderes de las Superpotencias) tuviera tanto poder como para, según las circunstancias, presionar el botón y, por consiguiente, destruir a la humanidad.

Hoy en día, el temor de una Tercera Guerra Mundial ha migrado hacia otros ámbitos de la sociedad como son las crisis financieras que ponen en jaque el modelo, las crisis de alimento y del agua y, en un territorio con mucha historia, los conflictos religiosos y los anhelos de democracia siguen siendo noticia, sin embargo, no tienen un impacto global como si lo era la Guerra Nuclear en ese entonces.

Para muchos niños, las guerras y los conflictos están muy cerca. Para otros, aquellos que sólo viven estos conflictos a través de las noticias, ¿Cuáles serán sus miedos? ¿Qué cosas les quitarán el sueño? ¿Quedarse sin celular? ¿No tener internet? ¿Los cambios de privacidad de Facebook?

Me encantaría saber...

lunes, 3 de diciembre de 2012

Motivación

En el último módulo del Diplomado que estoy cursando, se están revisando los temas vinculados con las motivaciones y las compensaciones, en definitiva, cómo equilibrar esta ecuación para lograr cumplir con la estrategia que defina la empresa. La Motivación se define como los estímulos que recibe la persona que lo guían a desempeñarse de mejor o peor manera en su trabajo. La Compensación se define como los aportes que confiere la organización a cada persona a cambio de su trabajo.

La motivación es una responsabilidad compartida, es decir, la empresa debe generar el ambiente para que los colaboradores se motiven y, por otro lado, los colaboradores deben responder sintiéndose adecuadamente a las acciones de motivación. Es un círculo virtuoso en donde, lamentablemente, siempre se está esperando que el otro de el primer paso. En este contexto, yo soy un convencido de que aún cuando uno no siempre tiene la posibilidad de elegir el trabajo que debe realizar, uno siempre puede elegir cómo hacerlo, es decir, bien hecho y buscando hacerlo lo mejor posible, o de mala gana, y haciendo un trabajo mediocre. Es decisión de cada uno.

La compensación surge, habitualmente, como la medida más simple para generar un cambio en los colaboradores y, por lo tanto, aumentar la motivación. El problema de la compensación es que muchas veces estimula la consecución de un objetivo en desmedro de otros. El análisis es simple: "si me gano X por hacer Y y no gano nada por hacer Z, entonces voy a hacer Y" y, el problema, es que tal vez hacer Z es crítico para la organización.

En términos generales, el ciclo de motivación-compensación siempre ha sido considerado como la famosa estrategia de la Zanahoria ("si haces esto... entonces te doy esto"). Otras estrategia, menos recomendada, es la del Garrote ("si no haces esto... entonces te castigo"). El problema es que la compensación, ya sea porque es lo más fácil o lo más tangible, siempre se reduce a aspectos económicos, es decir, aumentos de sueldo, premios, bonos, etc. Este mecanismo de compensación, sumado a las estrategias anteriores, tiene el problema que genera cambios de conductas que no son permanentes en el tiempo. Un ejemplo concreto de esto es el aumento de sueldo que motiva a las personas lo suficiente como para pedir el próximo aumento.

Considerando esta dificultad, se han realizado múltiples trabajos para lograr determinar cuáles son los factores que realmente inciden en la motivación y, más importante aún, que permiten generar cambios en el tiempo, es decir, cambios que permitan realmente subir un escalón y no estar en el típico ciclo infernal de motivación-desmotivación-....-motivación-desmotivación que habitualmente ocurre en las empresas.

Lo sorpredente de todos los trabajos realizados es la conclusión importante de que las compensaciones:
  • Sólo funcionan para actividades que sólo requieren habilidades mecánicas (esfuerzo físico, actividades repetitivas, etc.) y no para aquellas actividades que requieren una mínima habilidad cognitiva.
  • Sólo generan motivaciones pasajeras que no perduran en el tiempo y, peor aún, que las personas que trabajan con compensaciones generan soluciones más malas debido al "foco" que produce la compensacion.
En este sentido, la compensación elimina la creatividad y reduce la capacidad de idear soluciones nuevas e innovadoras, limitando, como consecuencia aquellos elementos que se requieren, precisamente, para que mejorar la motivación de las personas (satisfacción, realización, empoderamiento, etc.).

Los siguientes videos, basados en las reflexiones de Dan Pink, son parte del material que nos entregó la profesora para reforzar esta situación. Los dejo porque me parece muy interesante por los conceptos planteados además de, obviamente, la excelente animación y producción de los dos videos.

Y el video de TED con los mismos conceptos: