Priorización de Actividades - Parte II

En mi post anterior respecto a la Priorización de Actividades, expliqué una forma simple de priorizar las actividades según su Importancia y Urgencia. El problema es que al terminar el proceso de priorización, en cada Zona habrá un listado grande de actividades que deberán ser priorizadas nuevamente. Por la definición de las Zonas, este proceso no se puede aplicar, nuevamente, en cada Zona ya que, por ejemplo, no habría ninguna razón para mantener en la Zona 1 (Urgente, Importante) algo que, en la segunda iteración, fue clasificado como Zona 4 (No Urgente, No Importante). Entonces, la pregunta es cómo hacer una priorización de las actividades de una misma Zona de una manera coherente.

Cada persona tiene su propio proceso para evaluar y determinar el orden en el que realizará un conjunto de actividades. Este orden depende de varios factores o dimensiones (variables) que, obviamente, se deben ponderar simultáneamente para lograr asignar una prioridad (peso) a cada actividad y, como consecuencia, priorizar adecuadamente.

Los factores y/o dimensiones que típicamente influyen en la asignación de la prioridad (peso) son los siguientes:

T = Trabajo/Esfuerzo/Duración. Vinculado principalmente al esfuerzo, horas hombre, trabajo, etc., y cualquier otra dimensión que refleje el tiempo requerido para terminar una actividad. Este factor tiene la complejidad que requiere estimar el esfuerzo, sin embargo, una vez que eso está hecho (y siempre se debe hacer), la priorización es relativamente simple. Por ejemplo, si tenemos 45 minutos y 2 actividades que requieren 30 minutos cada una, es claro que sólo podremos realizar una. Si tenemos 1 hora y tenemos DOS actividades de 30 minutos y UNA de 1 hora ¿Qué habría que hacer? Mi sugerencia es que es mejor tener una lista pequeña de pendientes que una lista grande por lo que, según el ejemplo, sería mejor realizar las DOS actividades de 30 minutos y quedar con UNA actividad pendiente. Claro, esto dependerá de los factores que se describen a continuación.

I = Impacto/Consecuencia. Vinculado principalmente a las consecuencias o el impacto de tener la actividad pendiente. El impacto se debe evaluar respecto al contexto, pero, lo más importante es analizar esta dimensión desde el punto de vista del servicio entregado. Por ejemplo, si una actividad que está pendiente pone en riesgo la calidad de servicio percibida por un cliente, el impacto es alto y, por tal razón, según esta dimensión, debiera tener una prioridad alta.

D = Dependencia/Secuencia/Cadena. Vinculado principalmente a la dependencia de otras actvidades y/o personas de la actividad pendiente. Por ejemplo, supongamos una actividad pendiente que consiste en entregar una parte de un documento para una licitación que cierra a las 13:00 y otra en que se debe terminar de hacer la instalación de un software en un PC. Según esta dimensión, la entrega del documento sería más prioritaria porque el no hacerlo implicaría quedar fuera de la licitación y, por el contrario, la instalación en el PC se puede realizar en cualquier momento.

S = Satisfacción/Realización/Placer. Vinculado principalmente a la satisfacción de ejecutar la actividad. Esta dimensión, similar a la dimensión de trabajo, tiene la complejidad que es personal (e intransferible...) y que debe ser evaluada. Antes de realizar la priorización de actividades según esta dimensión, es necesario definir si se está trabajando en la modalidad "postre", es decir, "lo más rico al final". Hecha esta decisión, la priorización es simple, realizar una actividad que entrega algún tipo de satisfacción siempre va a ser más atractivo que una que no entrega ningún tipo de satisfacción. Si estamos trabajando en la modalidad "postre", se priorizarán las actividades menos satisfactorias al principio y las más satisfactorias al final.

Consideremos algunos ejemplos para aplicar las dimensiones anteriores.

Ejemplo #1 - Restaurant, usted es el mesero

• Una mesa que ya terminó de comer pide la cuenta
• Al mismo tiempo, una mesa que llegó hace 2 minutos pide el menú. 

En este contexto, las dimensiones T, D y S se pueden considerar 0. La única dimensión relevante en esta situación es el Impacto. En la primera actividad, el Impacto de no entregar la cuenta pronto o entregarla unos minutos después es casi 0 dado que las personas no se pueden ir sin pagar (por lo menos las honestas). En la segunda actividad, no entregar el menú pronto puede hacer que las personas que estaban esperando las atendieran se vayan. El impacto es alto: se pierde una venta.

Ejemplo #2 - Problema con un Cliente

• Un compañero de trabajo está esperando una parte para entregar la propuesta de una licitación.
• Un cliente importante reporta la caída del sitio web.

En este contexto, la dimensión S se puede considerar 0. Respecto a la dimensión T, probablemente es menor para el primer caso que para el segundo (probablemente costará más determinar y corregir el error que responder o entregar lo que se requiere para la propuesta). Respecto a la dimensión D, las dos actividades debieran tener dependencias similares: en los dos casos va a haber personas esperando una respuesta para continuar con su trabajo. Respecto a la dimensión I, el análisis es un poco más complejo porque se requiere comprender bien las consecuencias de la segunda actividad. Si el error impacta la continuidad operacional es muy distinto a si el error ocurre en una funcionalidad que es "opcional" y que no produce ningún impacto. Por el contrario, el impacto de la primera actividad debiera ser siempre el mismo: si no se cumple, no se puede participar en la propuesta.

A niveles estratégicos, las prioridades deben mantenerse para asegurar la obtención de las metas y objetivos planteados. A nivel individual, la lista de actividades habitualmente está influenciada por factores externos por lo que, aún considerando la posibilidad de realizar la identificación de las variables T, I, D y S para un conjunto de actividades en algún momento dado del tiempo, ésta debe ser revisada constantemente.

Al igual que las cartas Gantt, no sirve de nada pegarlas en la pared al inicio del proyecto si no se realiza la "tarea" de actualizarlas durante la ejecución del proyecto. Otro tema es si sirve o no la Gantt pero eso, como en Conan el Bárbaro... "es otra historia".

Tweet